【第二回】素早く資料を書くために守るべき資料作成の手順

コンサルスキル

前回は「資料を書く上で必ず知っておかなければならないこと」としてストーリーメイキングの重要性自己レビューの観点をお伝えしました。これが理解できていれば資料作成におけるin/outの両方を抑えていると言えます。

そこで、今回はストーリーメイキングから資料に落とし込む手順を解説していきます。

書く内容が決まるまではパワポに触れない。ダメ、絶対

まずは資料作成の順番から、具体的なルールを押さえましょう。

初めに結論を伝えますが、「書く内容が決まるまでひたすらパワポを使うな!」です。
・・・いや、パワポで資料を作成するのに何故?と思われる方も多いと思いますが、本当にこれが最も重要なことです。

理由として、これまでコンサルタントとして多くの企業で様々な資料を「見る・書く」など実践してきましたが、出来のいい資料を確実・素早く書くことが出来る人は、間違いなく資料を書き始める前に時間をかける人です。

何故か?それは、初めに時間をかける人の方が資料を作っている最中の手戻りが少ない=作業時間が短いからです。そして、手書きであれば資料を書き直す作業が不要になるからこそ「パワポを使うな!」と冒頭で伝えたのです。

では、具体的にどこまで手書きをするかみていきましょう。



資料作成の手順(社内トレーニング資料より)

資料作成のステップとしては以下5つに分かれています。

①ストーリーメイキングをする

これは前回説明したため簡易的な説明とさせていただきますが、具体的なアウトプットはその資料が伝えるべきメインメッセージとそのロジックを支えるサブメッセージ群をテキストレベルで作ることです。

まずは話の骨子を徹底的に考えることが重要なため、この作業は一番多くの時間を使います。

②スケルトンを作成する

スケルトン作成とは、ストーリーメイキングした内容(ストーリー)を具体的な章立てにすることを指します。

このスケルトンとストーリーは「相関関係はないが相互関係はある」、つまり簡単に言ってしまえば「ストーリーと話す順番は違っていてもいい」 ということを覚えておいてください。

何故なら、資料のゴールは相手に理解してもらうことが全てです。だからこそ、「論理的出した解法の順番(ストーリー)」で伝えるよりも「理解してもらいやすい順番(スケルトン)」に直すという手順が必要になることは理解できるでしょう。

③メッセージラインを作成する

メッセージラインは、そのスライドにおけるキーメッセージを指します。
これにも原則ルールがあり、「1スライドに1メッセージ」とすることが求められます。

イメージとしては「AはBという理由でCだ」のように、「何が」→「どんな理由で」→「どうなるのか」を端的かつ明快な文章で書くといいでしょう。

このメッセージラインですが、作成した後にレビューすることが出来ます。
簡単なやり方としては、メッセージラインだけを順番に読んでいき、それだけで人が話を理解できるかチェックしていくのです。(アウトプットする相手がいればメッセージラインを見て貰いましょう!)

これだけでぐっといい資料になります。実はここまでで6~8割の資料作成は完成です。

④ボディを作成する(ボディメイキング)

メッセージラインの説明写真でもありますが、ボディはメッセージラインの根拠を書き表したものを指します。

つまり、ボディはメッセージラインの根拠が伝われば問題ないため、その手段として「画像・グラフ・文字」などのオブジェクトを用いるのです。

だからこそ、ボディメイキングをしていく中でやっとパワポを触るのです。

一応ボディの作成で悩んでいる方もいると思うので、簡単ですが後述します。

⑤資料の完成(レビュー)

最後に前回説明した観点(①自分・②相手・③未来)で、その資料をレビューしましょう。



ここまでのことが理解出来ていたら基本は大丈夫です。
後はボディの作成についてルールについて解説していきます。

スライドマスタを変更する。ダメ、絶対

新規でスライドを作成した場合、「タイトル」「メッセージライン」「ボディのエリア」があります。この配置の変更だけは絶対に変えてはいけません。

一人で見せるだけならいいのですが、これが複数人で編集(未来の話を含む)することもあるでしょう。そういった場合、自分しか良く分からないような設定を入れるのは絶対にNGです。

他のページと異なるようなスライドにするだけならまだいいのですが、話の中で大きな変化もないのに他スライドと異なるデザインを利用すると、人の頭はその部分がやたら残ってしまうのです。

その結果、人の思考を意図せず操作することになり、 資料をみせる本来のゴール(真の意思決定)から外れてしまいます。

だからこそ、基本的にはスライドマスタを変更することはやめましょう。(意図があればいいのですが、これはもう少し先の話です)

とにかくショートカットキーに慣れる。マウス?ダメ、絶対

ショートカットキーはまた別途解説します。
ただ、マウスで操作するよりショートカットで操作する方が圧倒的に早いです。

エクセルの操作が得意な方などは理解できると思いますが、パワポも全く同じです。

裏技)どうしても綺麗なスライドを作りたい方に向けて

これはあくまでも裏技です、本当に資料作成で困った場合だけ使ってください。

綺麗なスライドを作るための裏技

綺麗なスライドを作成するためには「Google検索」で「〇〇 スライド」のように検索するだけです。一覧で表示されるため、ざっくりと読みそこで使われているオブジェクトなどからパッと見良さそうなものをフレームとして利用するだけです。

後日、こちらについてはテンプレートを用意していきますので、乞うご期待ください!

最後にこれだけは言いたい、兎も角大事なことは考えることであることを

資料作成の基本的な流れは理解していただけましたか?

ここまで全体を通してみると、資料作成において重要なことは結局「考えることに時間を使うこと」であるとも言えます。

自分の意見がないのに、ビジュアルだけにこだわった資料は何も意味がありません。
ただ、考えがあった上でビジュアルにこだわることは多いに賛成です。もちろんそれが人にPRしたりするものであれば視覚的な効果を得た方がより効果的なので。

それでは、次回からやっとボディのお話をしていきたいと思います。お楽しみに!

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