【第一回】資料作成する上で必ず知っておかなければならないこと

コンサルスキル

突然ですが、資料作成と言えばどのようなものを思い描きますか?
人によって様々ではありますが、代表的なもので言えば「プレゼン資料」を想像する方も多いと思います。

コンサルでもプレゼン資料を書くことはもちろんありますが、それよりも圧倒的に頻度が高いのが「コンサル資料」と呼ばれる資料を書いています。このコンサル資料は「ドキュメント・コミュニケーション」とも呼ばれ、作成した資料を読めば説明がなくとも書き手の言いたいことが必ず伝わる代物です。

「自分が知りたいのはプレゼン資料でコンサル資料じゃない!」という方・・・ここに来て正解です。何故なら、プレゼン資料の基本はコンサル資料に詰まっているからです。

もっと言ってしまえば、コンサル資料はプレゼン資料ばかりか全ての資料において一番ベースの資料ともいえるのです。では、何故そう言い切れるか順を追ってみていきましょう。

コンサル資料とプレゼン資料の違いを学び、コンサル資料が全ての資料作成におけるベースであることを理解する

では、具体的にコンサル資料とはどういったものでしょうか?それを理解していただくために、まずはプレゼン資料とコンサル資料の違いを「目的・情報量・評価者」の3つの観点で区分してみましょう。

コンサル資料とプレゼン資料の違い

上記の例から、コンサル資料とプレゼン資料のにおける大きな違い、5W1Hにおいて特に重要な観点である「Why(目的)・How(手段)・Who(誰)」が明確に違います。

※5W1Hについてはコンサルスキルのトレーニングを参照

しかし、二つの資料は共に「聞き手が理解し意思決定する」というゴールは同じです。
何故このように違いが生まれるのかと言えば、意思決定に必要なアプローチが「論理的」か「感覚的(直観的)」かという性質を持っているからです。

これを聞いてしまうと、プレゼン資料はやはり「感覚的に理解しやすい資料作成術を勉強すべき」という結論に至ると思いますがそうではありません。感覚的に訴えることは決して論理的な思考が入らない訳ではなく、むしろ論理的な思考の果てに感動があるのです。

だからこそ冒頭でも申し上げた通り、論理性を極めたコンサル資料を書くことが出来るようになれば必然的にプレゼン資料(他、資料も同様)の質も向上すると断言したのです。

では、この3つの観点から具体的に何を意識すればよいか考えてみましょう。

資料を書く上で一番初めにやること、それがストーリーメイキング!

まず初めに「目的」からみていきます。

コンサル資料の目的は、「論理的な説明から意思決定してもらうこと」と結論付けています。そのために必要なことこそが「ストーリーメイキング」です。

ストーリーメイキングとは?

基本的には「背景→課題→解決策→効果」を基準に、「考え方」と「必要な情報」を集め、「出した結論がちゃんと伝わる構成」を作ることがストーリーメイキングの第一歩です。

この時、論理的な矛盾が発生したらちゃんと立ち止まり、自分の結論(または仮説)が合っているか検証する必要があります。

これだけ聞いても、いざやろうとすると簡単に出来ないのがストーリーメイキングです。
そのため「ストーリーメイキングを6つの手順に分ける」ことが重要です。

ストーリーメイキングに必要な6つの手順

今回はストーリーメイキングを出来るようになることが目的ではなく、ストーリーメイキングの重要性を覚えていただくことが目的のため、ストーリーメイキングのトレーニングは次回以降に説明していきます。

では、ストーリーメイキングの重要性についてみていきましょう。

ストーリーメイキングが間違っていたら、その資料に価値はない!レビューアに共有し、しっかりとしたストーリー作りを!

先ほどの説明から言えば、これから「何を書くことの結論」と「そこに至った理由」をレビューアに伝えることがストーリーメイキングです。つまり、大枠の方向性がずれていたらその資料に価値はありませんよね?

しかし、現実多くの人がストーリーメイキングを疎かし、結果散々書き直しをしています。
何故そのようなことをしてしまうのでしょうか?自分の中では以下で解釈しています。

  • 間違っていたら恥ずかしいという自己防衛
  • レビューアの時間を気にする変な気遣い
  • 自分は出来るという謎の錯覚
  • 単純にめんどくさがっている

資料をレビューする立場から言えば「ストーリーメイキングが終わったなら持ってこい」というレベルの話ですが・・・これが出来ない人は本質的に仕事が出来ない人と言えるのではないでしょうか?

何故なら、ショートスパンのゴールも立てられない人間が大きなゴールを達成することはない(非常に難しい)からです。

例えば、「資料を書くというゴール」に対して「ショートスパンのゴールがストーリーメイキング」だと言えると思いますが、ショートスパンのゴールを立てず仕事をする人は「スペシャリスト・平社員」としては活躍する可能性はありますが、より広い視点で物事を見る必要がある「ジェネラリスト・経営者(一部管理職)」としては完全にスキル不足と言えます。

だからこそ、ストーリーメイキングはちゃんと考えましょう。そしてストーリーメイキングしたらその内容が合っているかちゃんとレビューしましょう!

自分が書いた資料を即チェック!その観点が「レビューア」である

最後に「レビューア」について理解しましょう。

これ、実は一番出来ないことではないでしょうか?恐らく「資料が分かり辛い」といわれている人に共通して言える落とし穴です。何故なら、観点を持ってチェックすることが出来れば、最低限人に伝わる資料を書くことが出来るからです。

では、そのチェック観点とは?実は3つあります。

3つのレビュー観点

「①直接の依頼者」と「②真の依頼者」はまだ理解できると思いますが、「③未来の利用者」はどうでしょうか?

例えば、今その案件をあなたが担当していた場合、一年後にも全く同じ状況でその資料を閲覧することが出来るかは難しいのではないでしょうか?もちろん、これは後任に対しても同様のことが言え、担当変更が起きた場合にちゃんと理解してもらうことが出来るように配慮していますか?

私も退職する際に引継ぎをちゃんとしようと考えましたが、自分の基準で資料を作成してしまっていたため、中々退職するまでに時間がかかった経験があります。

だからこそ、ストーリーメイキングでもご紹介した「背景→課題→解決策→効果」の順に資料が構成されていれば基本的に誰でも理解することが出来る資料になっていると言えます。

おさらい:今回覚えておくことはたった3つだけ!

今回はコンサル資料の作成術について、基本となる部分を解説してみましたがいかがでしたか?
念のため簡単にまとめておきますので、次回以降本格的に作り方を解説していきますので迷ったらここに立ち返ってください。

【おさらい】

  1. 資料作成術は全ての分野で役に立つ。
  2. 資料はまずストーリーメイキング( 背景→課題→解決策→効果)から行うこと。
  3. 常にレビューアを意識し、自分の書いた資料を客観的にチェックできること。

慣れない間は使いこなすことが難しいかもしれませんが、是非試してみてください。必ずあなたの資料作成術は確実にレベルアップしていきますから。

それでは、また次回をお楽しみに!

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